Cum să nu pierzi vremea (la întâlniri)

Vrând-nevrând intru în al 21-lea an de „aflat în treabă” și totalizez mii de ore de prezentări, întâlniri pe proiecte șamd. Îmi plac poveștile, recunosc. Îmi face o deosebită plăcere să schimb idei și experiențe cu oamenii inclusiv cu clienții noștri. Dar, o întâlnire în care avem treabă tot o întâlnire în care avem treabă rămâne, totuși, așadar și prin urmare treaba trebuie făcută, deciziile luate și timpul folosit parcimonios pentru că în esență e singurul „lucru” care poate fi pierdut irecuperabil. Iar cum noi suntem o firmă de consultanță de brand și design, valoarea proiectelor noastre este dată de folosirea timpului nostru în avantajul clientului. Și al nostru, desigur, pentru că până la urmă timp facturăm. Aici încape și o altă discuție despre ce înseamnă acel timp facturat, însă o să-mi bat capul să scriu despre asta altă dată. Așadar, câte ceva din lecțiile învățate pe propria-mi piele și puse apoi în practică:

1. Agenda discuție trebuie stabilită anterior cu câteva zile (minim una), iar subiectele definite precis. La fel și participanții, locația și durata întâlnirii.

2. Punctualitatea este politețea regilor, cum spune un om mult mai deștept decât mine, așa că a ajunge cu 5-10 minute mai devreme e chiar util.

3. Începerea și sfârșitul întâlnirii trebuie să fie conform planului agreat.

4. Subiectele trebuie bifate rând pe rând și rezolvate.

5. Toate informațiile necesare întâlnire trebuie să fie la îndemână înaintea și în timpul acesteia.

6. Hârtia și creionul sunt foarte utile.

7. Telefoanele rămân închise pe durata întâlnirii. Fără sms-uri, emailuri etc.

8. Nu întrerupe un vorbitor, iar când vorbești fii concis și rămâi la subiect.

9. Exemplele care să ilustreze ceea ce vrei să transmiți sunt întotdeauna binevenite.

10. Poți să nu fii de acord cu mine, chiar te rog.

11. Chit-chatul separat și în șoaptă între 2 sau mai multe persoane este o „bisericuță” deloc utilă, politicoasă și agreabilă.

12. Participarea ca simplu act de prezență a unor oameni este total contraindicată. Cei care participă trebuie să fie implicați, participativi și responsabili, „figurația” chiar nu are niciun sens.

13. Consensul e bun după ce s-au rezolvat și negociat toate punctele din agendă.

14. Stabilește pașii următori și responsabilii, calendarul și eventual, dacă se poate, următoarea întâlnire.

15. Transmiterea unui e-mail (fax, porumbel călător sau gând telepatic în scris) cu concluziile întâlnirii într-un interval de 24 de ore înseamnă mult, poate chiar totul că respectiva întâlnire să nu devină timp pierdut.